メールの件名のつけ方
メールはビジネスでは欠かせないもの。
毎日たくさんのメールを送受信するからこそ、「何に関するメールなのか」は重要ですよね。
ビジネスメールでは、件名をつけて送信するのは基本中の基本。
ただし、適当につけていると相手には迷惑に思われていることもあります。
そこでまずは、件名を付ける際の基本のルールから紹介します。
ただし、適当につけていると相手には迷惑に思われていることもあります。
そこでまずは、件名を付ける際の基本のルールから紹介します。
●わかりやすく、具体的に
メールを受信したら、まずは一覧に出てくる件名が目に入りますよね。
受け取った相手は、件名を見て、メールを読むかどうか無意識に優先順位を決めています。
つまり、相手がどういった内容で、どの程度の緊急性もって送っているのか、件名だけで判別できるのが理想なのです。
それを踏まえ、メールの件名は、本文の要約となるように、分かりやすくかつ具体的につけるようにします。
受け取った相手は、件名を見て、メールを読むかどうか無意識に優先順位を決めています。
つまり、相手がどういった内容で、どの程度の緊急性もって送っているのか、件名だけで判別できるのが理想なのです。
それを踏まえ、メールの件名は、本文の要約となるように、分かりやすくかつ具体的につけるようにします。
●短く
「本文の要約」となると、抜け漏れなく記載しなければ……と力が入ってしまう方も多いのですが、メールの件名は20文字を目安としましょう。
というのも、相手のPC環境にもよりますが、件名が長すぎると、受信リストに内容が表示しきれなくなり、結果として内容が伝わらず、意味をなさないことがあるから。
20文字を目安に考えて、どうしてもそれ以上になりそうな場合は、先に本文を用意するのがおすすめです。
後から内容をまとめるようにすると書きやすいですよ。
というのも、相手のPC環境にもよりますが、件名が長すぎると、受信リストに内容が表示しきれなくなり、結果として内容が伝わらず、意味をなさないことがあるから。
20文字を目安に考えて、どうしてもそれ以上になりそうな場合は、先に本文を用意するのがおすすめです。
後から内容をまとめるようにすると書きやすいですよ。
メール件名のビジネスマナーが分かったところで、続いて実践編です。
よりスピーディに適格なタイトルが付けられるように、件名作成のポイントをおさえましょう。
よりスピーディに適格なタイトルが付けられるように、件名作成のポイントをおさえましょう。
●何、いつ、要望の３点
より分かりやすいメール件名を付けるには、「何」「いつ」「要望」の3点を盛り込むのがポイントです。
まず、「何」に関することなのかは必須事項。
たとえば、「営業企画会議」「M社様案件」というように、何に関する内容なのかを一言で記載しましょう。
つづいて、日程や締め切りなど「いつ」に関する情報を入れます。
「5/31厳守」としたり、「第5回」などというように回数を入れたりするのもいいですね。
最後に、「どうしたいのか」「どうしてほしいのか」といった「要望」を付け足します。
たとえば、「～のご連絡」「～のご提案」「日程調整のお願い」といった具合です。
これらを総合すると、「第3回営業企画会議、日程調整のお願い」というような形になります。
●キーワード
少ない文字数で的確に伝えるためには、相手が見やすいようにキーワードをうまく使うのもおすすめの方法です。
たとえば、「【重要】第3回営業企画会議日程調整のお願い」という具合に、冒頭にカッコ書きで追記すると、他のメールよりも目に留まりやすくなります。
【ご連絡】【緊急】【重要】などといったワードが便利です。
ただし、【緊急】や【重要】といったキーワードを大したことない用件でも使用していると、信用が下がってしまう懸念があります。
「ここぞ！」という時に取っておきたいワードもありますので、乱用は避けるようにしたいですね。
たとえば、「【重要】第3回営業企画会議日程調整のお願い」という具合に、冒頭にカッコ書きで追記すると、他のメールよりも目に留まりやすくなります。
【ご連絡】【緊急】【重要】などといったワードが便利です。
ただし、【緊急】や【重要】といったキーワードを大したことない用件でも使用していると、信用が下がってしまう懸念があります。
「ここぞ！」という時に取っておきたいワードもありますので、乱用は避けるようにしたいですね。
●所属や名前
どこの誰からのメールなのかは、差出人を見れば分かりますが、メール件名の末尾に記載するのもおすすめです。
たとえば、「【重要】第3回営業会議、日程調整のお願い（営業部山田）」という風にすると、誰からの依頼であるのか判別しやすくなりますよね。
特に、取引先に送るような場合は、「【ご連絡】次回MTGの日程につきまして（株）○○田中」というようすると、誰とのMTGなのか判別しやすくなり、一層便利です。
ただし、名前や所属を足すことでどうしても文字数が増えてしまいます。
あまりに長くなりすぎる場合には、省略しても問題はありません。
たとえば、「【重要】第3回営業会議、日程調整のお願い（営業部山田）」という風にすると、誰からの依頼であるのか判別しやすくなりますよね。
特に、取引先に送るような場合は、「【ご連絡】次回MTGの日程につきまして（株）○○田中」というようすると、誰とのMTGなのか判別しやすくなり、一層便利です。
ただし、名前や所属を足すことでどうしても文字数が増えてしまいます。
あまりに長くなりすぎる場合には、省略しても問題はありません。
※メールのマナーは、返信する際にも重要です。メールを返信する際の件名のマナーについてもおさえておきましょう。
●そのまま利用
返信メールの件名については、いろいろな慣習があります。
件名は変えずに直接返信したほうがよいという意見もあれば、返信内容をふまえた件名に変更すべきという意見まで様々。
相手にとっては、自分がつけた件名が分かりやすいということもありますので、臨機応変に対応しましょう。
少なくとも、そのまま返信したところで格段失礼という事ではありません。
企業によって受け取り方は違うので、同僚など周囲の方のやり方を参考にするといいですよ。
件名は変えずに直接返信したほうがよいという意見もあれば、返信内容をふまえた件名に変更すべきという意見まで様々。
相手にとっては、自分がつけた件名が分かりやすいということもありますので、臨機応変に対応しましょう。
少なくとも、そのまま返信したところで格段失礼という事ではありません。
企業によって受け取り方は違うので、同僚など周囲の方のやり方を参考にするといいですよ。
●「Re:」は必要
返信メールの件名を変える場合も例外ではなく、分かりやすく簡潔に記載するのが前提です。
さらに、そのメールが「返信メール」であることが一目で分かるとベター。
一般に、メールソフトの返信機能を利用すると、件名の頭に「Re:」がつきますよね。
これがあると、相手に「返信メール」であることが伝わります。
「Re:」があることで、「例の件だ！」と判別がつきやすく、業務効率もアップします。
そのため、メール返信の際は「Re;」はわざわざ消す必要はありません。
さらに、そのメールが「返信メール」であることが一目で分かるとベター。
一般に、メールソフトの返信機能を利用すると、件名の頭に「Re:」がつきますよね。
これがあると、相手に「返信メール」であることが伝わります。
「Re:」があることで、「例の件だ！」と判別がつきやすく、業務効率もアップします。
そのため、メール返信の際は「Re;」はわざわざ消す必要はありません。
●「Re:」のつけすぎ
メールの件名につく「Re:」には、返信メールである旨を知らせる重要な役割があることは先述しましたが、やり取りを繰り返すうちにどうしても数が増えていくのが困ったところ。
「Re:Re:Re:Re:Re:」となると見栄えも悪くなりますので、適宜削除し、件名が見やすくなるよう配慮するのがマナーです。
あわせて、件名そのものも長くなりすぎないような気配りを忘れないようにしましょう。
「Re:Re:Re:Re:Re:」となると見栄えも悪くなりますので、適宜削除し、件名が見やすくなるよう配慮するのがマナーです。
あわせて、件名そのものも長くなりすぎないような気配りを忘れないようにしましょう。
メールはビジネスにおいて欠かせないもの。
だからこそ、相手に煩わしい思いをさせないような配慮が求められます。
件名もそのひとつ。
一目見て内容が分かることで、相手が仕事をしやすくなりますよね。
分かりやすい件名は、送り主の印象にもプラスにはたらきます。
「簡潔に要約する」を心がけてみてくださいね。
だからこそ、相手に煩わしい思いをさせないような配慮が求められます。
件名もそのひとつ。
一目見て内容が分かることで、相手が仕事をしやすくなりますよね。
分かりやすい件名は、送り主の印象にもプラスにはたらきます。
「簡潔に要約する」を心がけてみてくださいね。
