会議の準備

ビジネスでは意見交換する会議の場が必要になります。会議が無駄な時間にならないように事前の準備を確認しておきましょう。
会議でビジネスの方向性が決まります。ビジネスにおいては社内、社外にかかわらず会議の場が必要になります。
多くの人が仕事やスケジュールを調整して同じ時間・場所に集まるわけですから、 無駄な会議にならないように準備を怠ってはいけません。
新入社員であっても、いきなり会議の準備や進行を任される場合があるので気は抜けません。
もし前日に参加者へ連絡をしていなかったなどの不備があれば、 当日になって人数の変動で慌てることになり、お茶や資料の数も合わなくなってしまいます。 それでは充実した会議にすることはできません。
不備のない会議の準備の仕方、会議の流れと進み方を知っておきましょう。

【会議の前日までにしておくこと】
①会議の目的・議題を理解
参加者へ的確に案内するためには、その会議は何が目的なのかを把握しておきましょう。 自分の役割も確認しておきます。

②日時と場所を決める
日時は参加者の都合を聞いて早めに決定しておきます。

③参加者へ連絡をする
参加者が決まったら会議の日程を記した案内状を送ります。
確認のために電話連絡するのがベターです。

④出欠の確認
会議の前日に参加者全員に出欠の確認電話を入れます。
会場の場所がわからない人のために、地図もFAXなどで送っておきましょう。

⑤資料の作成
資料作成担当者は、できるだけ早い段階で資料を作成しておきます。
資料はできるだけ定型にし、ページ番号を設定しておきます。
枚数は出席者よりも多めに用意しておきます。

⑥会場の準備
椅子、テーブルのセッティングで会議がスムーズに始められるように環境を整えます。

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会議は時間をかければいいものではないので一人ひとりの意識が大事だと思います。