アポイントのとり方

取引先に訪問するときには、電話でアポイントメントを取るのが一般的です。正しいアポイントメントの取り方を例文を交えて紹介しています。

●正しいアポを取ろう
取引先へ訪問する際には、電話でアポイントメントを取ってから伺うのが常識です。
突然の訪問は「外出中」である可能性があるのと同時に、相手にとっても迷惑となる場合が多くなります。 また、準備をせずにいきなりアポを取っても、話の整理がついていなければ打ち合わせが混乱してしまいます。
その結果、お互いの信頼関係が損なわれ、その後の仕事もやりにくくなってしまうでしょう。
アポイントメントを取る際には、敬語などの言葉づかいだけでなく、声のトーンやテンポにも気を配らなければなりません。
上手なアポイントメントの取り方をマスターして、好スタートを切れるようにしていきましょう。

 

●アポイントの流れ
①混乱しないように用件はしっかりまとめておく。

②名前をはっきりと名乗る。
例文:「いつもお世話になっております。私○○社の□□と申します」
普段よりも高いトーンで話すことを心がけ、早口にならないようにゆっくりを意識して話します。

③用件の内容を伝えて、都合のよい打ち合わせの日時や場所を確認。
例文:「○○の件で、お打ち合わせに伺いたいのですが、ご都合はよろしいでしょうか」
なお、こちらから日時を決めるのではなく、相手の都合を優先するようにしていきます。 どうしても自分から会う時間を提案しなければならない場合は、自分の勝手を先に詫びた上でいくつかの選択肢を用意しておきます。

④最後に感謝の言葉を一言添える。
例文:「お忙しいところお時間をいただき、ありがとうございました」
訪問場所が社外のとき、その会社へ初めて訪問するときなどは、場所や会場名、会場の電話番号、最寄り駅名、 駅からの所要時間などを尋ねて、きちんと復唱して確認しておきましょう。 地図をFAXで送信していただくとより確実です。


●失礼にならない遅刻、キャンセルの仕方
アポイントメントを取ったら、約束を守るのが原則です。 しかし、やむを得ない事情で別の用事が入り、訪問の予定時間に間に合わずに遅刻したり、 また、どうしてもキャンセルしなければならない事態が生じる場合があります。
そのときの対処の仕方も知っておくとよいでしょう。ポイントは、相手を不快にさせない言い方にすることです。
①遅刻は少しでも早く連絡する
遅刻することがわかった時点で早く電話で連絡をします。
「もう少し様子を見てみよう」というのでは迷惑がかかります。

②まず丁寧にお詫びをする
こちらの都合で遅刻やキャンセルするのですから、まずはお詫びをしなければなりません。
例文:
「誠に申し訳ございません。こちらの勝手で恐縮でございますが...」
「こちらからお約束をお願いしておきながら、たいへん失礼でございますが...」

③遅れる理由と時間を伝える
なぜ遅れるかという理由をはっきりと伝えて、どのくらい遅れるのかを話します。 待っていただけるのかどうかを尋ねましょう。
例文:
「事故があり、○○駅で止まっています。20分ほど遅れそうですがお待ちいただけますでしょうか」

④次回の約束をする
丁寧にお詫びをしたあとは、改めて次回のお約束をしていただくようお願いします。 このときも相手の都合を優先して日時や場所を決めていきます。

 

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電話のアポは顔が見えない分、声のトーン、テンポに気をつけてアポを取ります。