退席、不在ものときの電話応対のポイント

先方から取り次いでほしいと依頼のあった名指し人が、いつもいるとは限りません。 ほかの電話や会議、出張などの理由で電話に出ることができない場合もあります。
そのようなときに、名指し人が不在の場合の電話応対の仕方を知っていなければ、 慌ててしまって失敗をする原因となります。
電話の取り次ぎ者は何をすべきなのか、そのポイントを簡潔に紹介します。

【ポイント】
①名指し人が不在のとき
ほかの電話に出ている・・・「別の電話に出ております」
会議、打ち合わせ中・・・「会議中でございます」
トイレ、ＦＡＸ、外出中・・・「席を外しております」

②応対方法の提案
折り返しの電話を提案する・・・「○○は15時頃に戻る予定ですので、戻りましたら折り返しお電話を差し上げるようにいたします」
かけ直しの依頼・・・折り返しの電話を提案しても、先方がかけ直すという場合は、次にように伝えます。「ありがとうございます。それでは15時頃にお電話をいただけますでしょうか？よろしくお願いいたします」
伝言を受ける・・・自分が伝言を受ける場合は、次のように伝えます。「私、□□部署の△△と申します。よろしければ、私が代わりにご用件をお伺いいたしましょうか。」

③必要な情報の確認
相手の名前を聞くとき・・・「恐れ入りますが、●●社のどちら様でしょうか？」
相手の電話番号を聞くとき・・・「恐れ入りますが、念のためご連絡先のお電話番号をお聞かせ願えますでしょうか？」
相手の在席時間を聞くとき・・・「○○は15時頃に戻る予定ですが、お席にいらっしゃいますか？」

※「取り込み中」は失礼になるので使わない
「現在取り込み中なので、後から折り返し電話いたします」と言ってしまうと、 お客様は「私の電話よりも大事な用事があるのか！」と不快に思ってしまう場合があります。
たとえ名指し人が取り込み中であると言ったとしても、そのまま相手に伝えてはいけません。 「ただいま打ち合わせ中です。戻り次第こちらからお電話いたします」などと提案するようにしましょう。

http://www.levelup99.net/businessmanner/cate1post31.html

これはよく使うのでしっかり丁寧に応対します。