さすがと言われる!異動挨拶メールの書き方
春や秋の季節の変わり目……、人事異動のシーズンが近づくと、自分はもちろん、周りの人にも動きがあるかどうか、ドキドキハラハラする人も多いかもしれません。
職場の内示や発令は、いつだって気になるところですよね。そこで今回は、異動や転勤が決まったときに社外のお客様に向けて送る挨拶メールの書き方・マナーについてご紹介します。
●異動挨拶メールは何のため?
挨拶メールは、自分や自社の状況が変わったときに書きます。とはいえ、事実や変化を知らせるだけではNG!
目的は、今後もお互いがよりよい関係性を保つためと心得ましょう。となると、忘れてならないのは感謝の言葉です。「いつもありがとうございます」「感謝しております」などの気持ちを忘れずに入れましょう。
●あえてメール文面に手間をかけよう
異動の挨拶をするとき、1通のメールを書き、BCCで社外のお客様やら取引先へ一斉送信する人がいます。確かにこの方法にすると1回で済むので効率的かもしれません。
でも、挨拶文書は、とくに礼儀を重んじるものです。本来ならお客様のところに直接足を運ぶべきところを文書やメールで済ませるのですから、多少時間がかかっても礼儀を尽くしましょう。できれば、ひとり一人へ文面を変えることをおすすめします。
●相手との思い出をメールに入れる
でも、一人ひとりへ文面を考えるのは大変! そこで一部分のみ変えてはいかがでしょうか。
それは、相手との思い出を書くところです。
ときどき、自分の思い出を切々と書く人がいるのですが、情緒的すぎるとちょっと引かれるかもしれませんね。あくまでビジネスですし、相手が喜んでくれるメールにしましょう。
●文例
それでは早速“さすが”と言われる異動挨拶メールの正しい文例を紹介します。
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件名:異動のご挨拶
株式会社□□
〇〇様
いつもお世話になっております。
△△社の鈴木でございます。
私事ですが、異動のご挨拶のためメールいたしました。
4月1日付で経理部へ転勤することになり、ご一報申しあげます。
3年前に着任して以来、○○様には営業のイロハを教えていただきました。
営業経験がないうえ、行き届きませんのに
いつも寛大な心で接していただき、心より感謝しております。
4月より▲▲が後任として参ります。
万全の引き継ぎをいたしますので、私同様ご指導くださいませ。
今後とも弊社事業に倍旧のご支援をお願いいたします。
本来であれば伺うべきところ、メールにて失礼ながらご挨拶申しあげます。(※)
△△株式会社
鈴木
TEL:03-XXXX-XXXX
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文例は、太字の部分を「あなたとの思い出」にしました。
たった2~3行ですが、相手のハートに響くはずです。
また、最後の一文(※部分)ですが、相手先に訪問する場合は、以下のようにするのもいいでしょう。
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訪問に先立ち、まずはメールにてご挨拶申しあげます。
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●後任者へのバトンをつなぐ
一方、読み手の気持ちになると後任者のことが気になるものです。そこで後任者の情報
後任者の名前を入れたり、後任者のよい評判を載せたり、「万全の引き継ぎをします」と書くなどし、読み手を安心させるようにします。
異動や転勤、出向は悲喜こもごもですが、デキる人は後任者も活躍できるよう、バトンをつないでから去っていきます。
https://allabout.co.jp/gm/gc/440095/
みなさんもそんなシーンが訪れたら、さすがと言われるメールを送ってみてください。