思い通りに作業完了！指示と頼み方のテクニック

仕事を依頼したけれど、思ったようには作業してもらえなかった。相手はむしろ好意的にやろうとしてくれているのに、依頼者が修正をしなければならないほど違ったものが出来上がってくる。あなたにも経験はありませんか？自分の頭での中ではわかっていることを、そうでない人に伝えるにはコツがあります。今回は、相手が正しく行動できる指示の仕方と、相手に依頼を承諾してもらうためのテクニックについてご紹介していきます。

●依頼作業の漏れは情報が足りないから
会社は仕事をするために人が集まっている場です。普段からの人間関係もある程度できているので、頼み方さえ間違えなければ、依頼は基本的に受けてもらえるはずです。しかし、依頼を受けてもらっても頼んだとおりに作業をしてもらえない……というケースはよくあります。自分が思ったのとは違う形で出来上がってきたり、期日が遅くなったり、過不足があったり。依頼する側が上手に指示しないと不都合はなかなかなくなりません。

例えば、プレゼン資料の印刷を依頼する場合、あなたはどのような情報を相手に伝えるでしょうか。すぐに、期限、印刷部数、体裁（製本するかどうか）などの要素が浮かんでくると思います。しかし、相手が実際に作業する時に必要となる情報を漏れなく網羅するのは思っている以上に難しいもの。自分の頭の中では当然のことを相手に伝える場合、どうしても抜け・漏れが生じやすいのです。

例えば資料の印刷を依頼する場合、白黒印刷なのかカラーなのか、用紙の大きさはA4でいいのか、1枚の用紙にスライドは何枚配置するのか、表紙はどうするのか……etc。依頼される側がスムーズに作業をするためには、思っているよりも多くの情報が必要です。自分では当たり前と思っていることが邪魔をして、伝えるべき情報に気づきにくいという特質があります。何の前提もない人も作業できるのか確認してから指示をするようにしましょう。

●説明が終わったら一緒に作業内容の確認を
「指示がわかりづらい時は相手が質問してくるだろう」と考えるのは、黄色信号。指示する側にも思いこみがあるように、指示を受ける側にも思いこみがあります。曖昧な指示をされても、その時にはわかったようなつもりになってしまうので、実際の作業にあたるまで確認すべきところに気づかないというのが一般的です。指示される側からの質問に期待するのであれば、指示する側から理解を確認するための質問をするようにしてみてはどうでしょうか。

例）
「指示の仕方がうまくできていないかも知れないので、手順を復唱してもらってもよろしいですか？」

お互いの理解を確認したいという趣旨を伝えたうえで、丁寧に訊けば、失礼にはなりません。もし、理解の相違に気づけたり、依頼したものと違ったものができあがってきた時は、自分の伝え方を見直すチャンスです。どんな情報が足りなかったのかを記録しておくようにすると、指示の仕方や理解を確認するための質問のセンスが身についていきます。

●依頼を承諾してもらうテクニック
依頼を断られてしまった時や、ぜひ承諾してもらいたい案件の場合に使える頼み方のテクニックとして、数字を使うという方法があります。数字を提示されると、依頼を受けるかどうか判断をする時に、感情だけでなく論理で考えるので依頼が正当なものであれば承諾率を上げることができるでしょう。心理学的にも数字を提示されることで説得されやすくなるという傾向がります

例）
× すごく忙しくて対応が大変だったんです。明日は応援の人員をお願いします
→どのくらい忙しいのかが具体的にイメージできない。場合によっては本人の主観、わがままという印象を持たれてしまう場合も。
○ 来場者が予想の2割増だったので、10分以上お待ちいただいたお客様が
50名を超えました。明日は応援人員を2人増やしていただけますか？
→具体的にどんな状況だったのかがイメージできる。客観的な視点からの提案という印象。

●理由と相手のメリットを加えると納得しやすい
依頼する時に「理由」を付け加えるというテクニックも有効です。心理学の実験では、付け加える理由が正当な理由でない場合でさえ承諾率が上がることが確認されています。さらにダメ押しをするのなら、相手のメリットを提示するという方法はいかがでしょうか。

例）　
×すごく忙しくて対応が大変だったんです。明日は応援の人員をお願いします
○ 来場者が予想の2割増だったので、10分以上お待ちいただいたお客様が50名を超えました。人員を2人増やしていただければ機会損失が解消され、利益率を8％上げられます。明日は応援人員をお願いします。
伝え方を考えないで依頼してしまうと、承諾されないだけでなく「わがまま」や「愚痴」のように聞こえてしまうことも。ビジネスだけでなくプライベートでも「依頼する」というシーンは少なくありません。

https://allabout.co.jp/gm/gc/371495/2/

パターンを覚えます。