大量なメールに悩まないで！受信トレイの整理術

あなたは一日どのくらいの時間、書類やデータを探していますか？　あるメーカーの調べでは平均37.5分だそうです。とくにパソコンの中はブラックボックスになりやすく、毎日受け取るメールやファイルでメタボになっている人が少なくありません。まずはメールを整理整頓して、仕事をスピードアップしませんか？

●出しっぱなしのメールは危険
受信するすべてのメールをそのまま並べておく人がいます。見ると大事なメールと社内ニュース、メルマガが混在しています。もしお客様からのメールが画面の下に隠れていたら、見落としてしまい納期遅延やクレームにつながるかも！？　そうならないようメールを整理整頓しましょう。
「受信トレイのメールは5通まで」を習慣にしています。そのためミスなく速くメールがさばけています。方法はフォルダによる管理。誰でもカンタンにできるのでご紹介します。

●フォルダを最大限活用
・「処理済み」フォルダを作る
フォルダを「相手別」、「案件別」、「時系列」など、あまり細かくすると、どこに入れるか迷ったり、探すときムダな時間がかかります。
おすすめしたいのが「処理済み」という名前のフォルダを作ること。「返信する」「頼まれた資料を送る」など対応したメールは、手動で「処理済み」に移動させます。
このフォルダにあるメールは一定期間保管しておき、後から探すときは検索します。相手の名前や社名、案件などを入力すれば、数秒でほしいメールが見つかります。

・メルマガは専用フォルダで自動仕分け
一方、メルマガやニュースは役に立つ情報もありますが、メールの優先順位は下がります。いらないなら断るのが一番ですが、つきあい上受け取るものもあるでしょう。
そこで、もう1つ「メルマガ」フォルダを作りましょう。よく届くメルマガやニュースは自動仕分けの設定をして、このフォルダへ直行させます。すると受信トレイには置かれません。必要に応じて見に行くしくみにすれば、仕事の邪魔をされずに済むのです。

●To Do リストの活用
このように整理整頓をすると、受信トレイに残るメールはペンディング案件だけ。やるべきことが目につきやすく、To Do リストも兼ねています。
スッキリ空になった受信トレイを見るのは、何とも爽快です。あなたもメールに振り回されないワザをぜひお試しください！

https://allabout.co.jp/gm/gc/443945/

私もやってます。タスク管理大事ですね。