読んでもらえる！報告書の書き方

仕事はキッチリするのに、「報告書は面倒くさいからパス」「レポートは苦手だから後回しにしよう」と、最後に手抜きをする人がいます。でも、報告はあなたの成果を披露するチャンスでもあります。ズボラで済ませてはもったいないのです。そこで今回は、報告書の書き方にまつわる悩みを解決すべく、目的やポイントをお伝えします。

●報告書の目的
自分がした仕事の内容や経過、結果、また業務上知る情報などは、上司や会社に正しく伝えます。読み手はそれらの情報を共有して、業務に活かします。これが報告書の目的です。読み手が上司の場合には、報告書をもとに部下の仕事を把握したり、評価する場合もあります。その報告書には、以下の種類があります。

●定期的に書くもの、不定期的に書くもの
＜定期的に書くもの＞
・日報、週報、月報　など

＜不定期に書くもの＞
・セミナー／研修参加報告書　
・出張報告書
・クレーム報告書
・事故報告書
・調査報告書　など

以上のように報告書といっても様々ですが、読み手を満足させるコツは共通しています。次のページでは、書き方について4つのポイントをご紹介しましょう。

①結論を先に書く
読み手が知りたいのは結論です。そこで構成は時系列や起承転結にせず、結論をズバッと先に書き、理由や経緯はその後にしましょう。

×　キャンペーンで配布するノベルティについて話し合いました。会議ではいろいろな意見が出されました。たとえば、ボールペン、携帯ストラップ、マウスパッドなどです。……
◎　キャンペーンで配布するノベルティは、マウスパッドに決定しました。理由は、……。

②あいまいな表現は数字に置き換える
あいまいな言葉を書いてしまったら、数字に置き換えましょう。
×　今日は数名のお客様からクレームがありました。
◎　5件のクレームあり　（○月○日）　

×　イベントに満足した人が多かったみたいです。
◎　来場者満足度アンケート結果　平均4.8点／5点満点

③事実と意見は項目をわける
事実と意見は項目をわけて書くと、作文調からビジネス文書へと進化します。
×　ロジカルライティングのセミナーを受けたので報告します。まずは論理的な思考法を学び、続いて頭の中を整理してからアウトプットする訓練をしました。とくに役に立ったのは、文書を書く前に設計図を作ったことです。最後は企画書を作成し、みんなで披露しあいました。

◎　ロジカルライティングのセミナーを受講したので報告します。
１．セミナーの内容
……
２．所感
……　

https://allabout.co.jp/gm/gc/426449/3/

きっちりやって毎回読んでもらえる報告書を書きます。