【社内メールの書き方】ムダを省いて上手に伝える

●社員の宛名に役職はマスト？

社内メールのはじめに「山田部長」などと役職まで書く企業があります。それが定着していると、意外に厄介です。ある若手社員が言っていました。「次長なのに課長と書いたら、叱られちゃいました。だから役職を間違えないように、何度も社員名簿をチェックしています」

●「さん」で統一すればスピードアップ

このエピソードから感じたのは、「もっと大事な仕事に時間を割くべき」ということです。
そこで提案！　
もしメール数が多いなら、役職を入れず「さん」で統一してはいかがでしょうか。「様」はお客様向きで、「さん」にすると会話のように自然です。ガイドが改善活動をお手伝いした企業では、社長も含めて「さん」づけに変えました。

●時間をムダづかいするメール
社内メールは簡潔でOK。お互いに以下の３つはやめましょう。
× 長文
× リンクが多く貼ってある
× 添付ファイルがいっぱい

速く書いて、速く読める。これがデキる人の社内メールです。

●敬語を使いすぎないで
短文にするには、敬語を使いすぎないのもポイントです。2通のメールを比べてみましょう。

①丁寧すぎる文例

議事録をお送りいたします。
ご覧いただきまして、気になる点などありましたら、なんなりとご指摘くだされば幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、なにとぞよろしくお願い申しあげます。
では、これを「丁寧すぎない文例」にしてみます。

②丁寧すぎない文例

議事録を送ります。
改善点などありましたらご指摘願います。
対比してみると、1より2が時短メールですね。さらに文体もおさえておきましょう。

●「敬体」と「最敬体」、文体を使い分けよう
敬語の文体には「敬体」と「最敬体」があるのをご存じですか？
これらを使い分けると毎回悩まずスラスラ書けるようになります。
社内なら「です」「ます」「します」などの敬体にするのがベストです。一方、社外には「ございます」「いたします」などの最敬体を使います。

◎（敬体）　クールビズについて案内します。　
× （最敬体）クールビズについてご案内申しあげます。

●エネルギーは内向きより外向きに
気を使うべきは社員より社外のお客様です。
営業なら客先訪問をしたり、提案書を作らないと顧客満足度と業績は上がりません。デスクで社内メールに振り回されないでください。さあ、あなたの時間と労力をもっと有効に使いましょう。まずは社内メールをプチ改善してみてはいかがでしょうか。

https://allabout.co.jp/gm/gc/443354/?FM=compi_linkitem-2

常に相手のことを考えます。