時間の“見える化”が鍵！ クラウド活用でPDCAを回す
高い利便性で私たちの身近な存在になってきたクラウド。無料サービスの選択肢も豊富です。まずは時間の使い方を「見える化」し、紙で管理していたことをクラウドへ移行するところから、ビジネスシーンへ応用していきたいところ。上手に使いこなして、“できるビジネスマン”をめざしましょう！
●スケジュール管理
最も基本 的な使い方は、スケジュール管理です。Googleカレンダーなどが有名ですが、サイボウズLiveやSkydeskといった、無料から使えるグループウェアを個人で使う手もあります。いずれも、パソコンをはじめ、スマートフォンやタブレット端末からもアクセスでき、いつでもどこでも、簡単に予定の追加・更新ができます。
さらに、個人レベルでPDCAサイクル（Plan → Do → Check → Action）を回すツールとして使うことによって、手っ取り早く“できるビジネスマン”をめざせます。「予定」という意味でのプラン把握から、「計画」としてのPlanを管理する形へ、シフトチェンジするのです。
まずは現状把握のステップから。何の作業にどのぐらい時間を使っているのかを、スケジュール表（カレンダー）に入力していきます。数日分では短すぎるので、1～2週間分は入れていきましょう。実績時間の入力は、スマートフォンからでも構 いません。
これだけでも、「議事録の作成に時間をかけすぎている」「お客さまのところへ行く前に、この作業をすべきだった」と、無駄や改善点が見えてきます。つまり、PDCAのC（検証）とA（改善）から、サイクルを回し始めるのです。これをもとに、次の1週間の計画（P）を立てます。
D（実行）に際しては、その日の朝に、計画に沿った1日をシミュレーションしましょう。作業もスムーズに進められます。シミュレーションや実行結果の振り返り、すなわち次のC（検証）は、移動時間や空き時間にモバイル端末から行い、時間を有効活用します。
そして、改善点（A）をふまえて、次のターンにはより効率的な計画（P）を立てるのです。オンとオフ、あるいは業務ごとにスケジュールの色を分けるなど、「見える化」へのくふうもできますね。クラウドは、使い方次第で目標実現のための有効なツールにもなるのです。
●チーム運営、タスク管理も効率化
また、チームや組織全体でスケジュールを共有すれば、プロジェクトの進捗や一人ひとりの予定を、全員がリアルタイムで把握できるようになります。個人のケースと同様、時間の使い方を「見える化」でき、効果的にPDCAを回すことにもつながるため、特にチームリーダーやマネジメント者にとってはメリットが大きいはず。
加えて、スケジュール管理の先に発生するタスク管理も、クラウドで一本化できます。かつては、付箋にToDoを書いて手帳などに貼り、完了したら捨てるといった方法が多かったように思いますが、クラウドであれば優先順位もすぐに変更可能。フレキシブルに運用できます。
●紙からオンラインへ
このように、今まで紙で管理していたものをクラウドへ移行するという考え方は、他にも適用できます。
例えば名刺管理。50音順や業種別にスキャンしてストックしておくだけでなく、名刺をスマートフォンで撮影すると、無料でデータ化してくれるサービスもあります。
こうしてデータ化した連絡先の一覧をクラウド上に保存しておけば、必要に応じて、どこからでも連絡先を検索したり、閲覧・更新することができます。
とはいえ、一気にすべてをクラウドに切り替える必要はありません。
個人的には、PDCA管理にはクラウドを活用し、打ち合わせの際などに忘れてはいけないキーワードや相手が喜びそうなネタを書いておく、その場でメモを取るといったときには紙のスケジュール帳と、使い分けています。
https://allabout.co.jp/gm/gc/431720/2/
パソコンやスマートフォンを見ながら話すのはやはり失礼な感じがしますし、メモ帳では煩雑になるからです。少しずつクラウドに慣れながら、自分にとってベストな使い方を見つけていきましょう！
