仕事でミスをしない人はやっている「メールのワザ」

①添付ファイルは本文を書く前に付ける

メールにファイルを添付したかったのに、ウッカリ忘れることはありませんか？ 1通で済むはずが2通送信することになり、「先ほどは添付をし忘れまして……」と謝る。これは、なんとも格好が悪い！ぜひ添付ミスをなくしましょう。
ファイルを添付するなら、本文を書く前に添付しましょう。先に本文を書きあげてしまうと、ホッとして添付しないまま「送信」してしまう人がいるからです。　
さらに、件名には「添付２」などファイルの総数を入れておくようにします。そうすると送り手は最終チェックができ、もらった相手は正しく２つ届いているかを瞬時にチェックできるでしょう。

件名の例：【資料送付】〇〇会議（添付２）

②メールの分量は一度に画面に表示できるまで
相手に届いているのに、読んでもらえないメールがあります。
その原因のひとつに、本文が長すぎることが挙げられます。ダラダラと書いたり、改行していなかったり、「P.S.」や「追伸」があると、ビジネスよりもプライベートメールを連想させます。その結果、読み飛ばされたり、捨てられてしまう場合があります。
そこで対策！メールの分量はスクロールしないで一度に画面に表示されるまでにしましょう。書き方は次の3つを参考にしてください。

1. 結論を前にもってくる
2. 件名は、本文を要約して内容がひと目でわかるように
3. 箇条書きを使う

③大事なメールは返事をもらう
大事な用件でメールをしたのに、相手から返信がない。そのうち「ちゃんと届いたかな」と不安になる。でも、直接相手に「届きましたか」と確認するのは気が引ける。そんな経験はありませんか？
大切な内容を送るときは、「受領」の返事をもらうようにしましょう。お願いする方法はカンタンで、次のフレーズを書き添えてみてください。
まずは受領の返信だけでもくだされば幸いです。
ほかには、メールソフトの開封確認（開封通知）を使う方法もあります。ただ、不快に感じる人も５割いるとか。それより感じのよいフレーズで「お願い」しましょう。

●4. 宛先はアドレス帳から選ぶ
OutlookやGmailなどは、オートコンプリート機能といって名前やメールアドレスの一部を入力すると、連絡先や履歴から候補のアドレスが表示されるしくみがあります。
例えば、山本さんにメールを送りたいときは、「山」や「y」を入力すると複数のアドレスが出てくるので、その中から選ぶだけ。アドレス帳から探すよりスピーディに宛先入力ができるので便利です。
その反面、宛先を間違えやすいので注意してください。実は私のところにも、他社の鈴木さんへ送るべきメールが間違って届くことがあります。なにせ鈴木は日本で２番目に多い名字ですから、たくさんの候補者が出てきて選択ミスをしたのでしょう。

誤送信は情報漏えいにつながります。多少面倒でも、宛先はアドレス帳から選ぶようにしましょう。

https://allabout.co.jp/gm/gc/441735/

ミスなく速く仕事をするために、ぜひご活用ください。