サクサク片付く返事とお礼

目の前の仕事に追いまくられると、どうしても返事とお礼は後回しになりがちです。紙に書かれた伝言、メール、FAXはこちらの都合と関係なく舞い込んできます。差し入れやプレゼント
も同様です。どちらも、あなたの仕事を中断させる「善意の邪魔者」にほかなりません。だから、テキパキと仕事を進める人ほど、返事とお礼を後回しにする傾向があります。

●達人に学ぶお礼と返事のタイミング
スピード読書術やスピード勉強方などで知られる「時間の有効利用の達人」中谷彰宏氏は、一般的な処理とは全く逆に「返事とお礼は全ての仕事に優先する」 という習慣術を挙げています。氏の解説では、手紙の返事を書かなかったり、FAXやメールの返事を送らないままにしておくと、そのことが気になってしまって、今手をつけている仕事に集中できなくなってしまうというのです。そこで、氏は今やっている仕事を中断してでも返事やお礼を優先しているというのです。
確かに、返事やお礼はやってしまえば5分かからないほどの時間で作業を終えることができます。そのくらいの時間で後の仕事が集中して取り掛かれるのなら、ずっと効率的です。つまり、中谷氏は仕事のペースを崩さないためにこそ返事とお礼を最優先させるわけです。

ただし、この習慣術は、あくまでも返事とお礼を手早く済ませることができてこそ有効になるということを忘れてはいけません。

●1分かからないお礼状の書き方
「1枚のハガキで売り上げを伸ばす法」「1枚のハガキでお客様を感動させる本」などでも紹介されたホワイトベースというポストカード専門店があります。こちらには手書き風のメッセージを印刷した美しいハガキがいっぱい。すでにメッセージが書き込まれているので、あて先だけを書いて投函すればOK。筆不精の人でもどうにかなります。お礼状などは、このような形で済ませるのも一つの手です。100枚単位で注文すればコストも安く済みます。

●メールに雛形を用意する
手前味噌になりますが、私のパソコンには単語登録をたくさんしてあります。例えば「わた」と入力するだけで「私でお役に立てることがあれば何なりとおっしゃってください」と変換されるのです。他にも「きょ」で「今日はあなたにお会いできて、本当に嬉しかったです」、「また」で「また近いうちにぜひお会いしたいです」、「きみ」で「君塚　由佳」。
つまり「きょ」「また」「わた」「きみ」と入力するだけで、「今日はあなたにお会いできて、本当に嬉しかったです。また近いうちにぜひお会いしたいです。私でお役に立てることがあれば何なりとおっしゃってください。君塚　由佳」と変換できます。

このように、雛形を作って単語登録としてしまうのも、短い時間で返事やお礼を済ませてしまう有効な手段であると思います。

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時間短縮、丁寧な仕事をしていきます。