お詫びの手紙

お詫びの手紙、お詫び状は、過ちを冒したときや、相手に迷惑をかけたり損失や損害を与えたときなどに、謝罪の言葉、謝る気持ちを書いて送る手紙のことをさします。相手に会って直接お詫びの言葉を伝えられない代わりに送る手紙のため、なるべく早く出すことが大切です。
このページではお詫びの手紙の書き方についてポイントと文例をご紹介します。なお、別ページで詫び状のビジネス文例もご紹介しています。

お詫びの手紙、お詫び状を書く際のポイントは？
▼お詫びの手紙、お詫び状とは？

・お詫びの手紙、お詫び状は、謝罪の言葉を書いて送る手紙のことをさします。相手に対して直接会ってお詫びの言葉を伝えられない時に出す手紙です。

・普通の手紙とは違い、自分の近況を述べたりするのはＮＧです。用件だけ（お詫びしたい事柄に関する内容だけ）を書きます。
　経過や、現在の状況を報告することはありますが、他の用件や、追伸文などは一切書きません。

・このページでの文例は横書きで紹介しますが、本来は白い便箋に縦書きで、手書きの手紙を出すのがマナーです。
［お詫びの手紙、お詫び状、謝罪の手紙を書く場合のポイント］
1.ビジネス上のミス、不手際、不具合に関するお詫びの手紙

（ビジネス上のミスの例…誤記載、欠品、欠陥品、障害、計算ミス・手配ミスほか各種人的ミス、遅延、不具合）
◉お詫びの手紙はなるべく早く出します。

◉時候の挨拶などは不要

◉こちらに非がある場合には率直にお詫びし、二度と繰り返さないことが大切です。

◉原因の調査分析が再発防止につながります。
できれば「なぜそうなってしまったのか」を記載し、二度と同じミスを冒さないよう心掛けましょう。

1.原因の調査分析
2.現在の対応、その後の経過
3.今後の対策、再発防止への取り組み

◉ 上記３まで記載できるのが最も望ましいのですが、お詫びの手紙は一日も早く出すのが基本のため、まずはお詫びをし、「現在原因を調査中です。後日、あらためて調査結果 ならびに経過と対策のご報告を差し上げます。」という形でも良いでしょう。

◉会社を代表してお詫びの手紙を出す場合には、内容に関して必ず上司の許可を得るようにして下さい。

◉手紙に添えてお詫びの品を贈る場合、食品や実用品などが良いでしょう。熨斗紙は不要です。

※ビジネスのお詫び状についてはこちらのページで
　例文も掲載しています＞＞＞
2.ビジネスで相手に不快な思いをさせたときのお詫びの手紙

（ビジネスにおいて相手に不快な思いをさせた場合の例…電話応対、接客態度）
◉お詫びの手紙はなるべく早く出します。

◉時候の挨拶などは不要

◉率直にお詫びします。 同じ業務の他のスタッフにも情報を共有化し、二度と繰り返さないことが大切です。

◉会社を代表してお詫びの手紙を出す場合には、内容に関して必ず上司の許可を得るようにして下さい。

◉手紙に添えてお詫びの品を贈る場合、食品や実用品などが良いでしょう。熨斗紙は不要です。

※ビジネスのお詫び状についてはこちらのページで
　例文も掲載しています。

http://www.jp-guide.net/super/owabi_letter/owabi_jo.html

完璧さではなく、スピード最優先。誠意が伝わりますね。