喜ばれる! 転送メールのマナーと心得

ビジネスメールは、原則として相手の承諾なしに勝手に転送してはいけません。ただし、業務上必要であれば、正しく転送するようにします。たとえば、上司から仕事の指示が、転送メールとなって担当者に届くこともあるでしょう。また、自社のホームページに届いた“お問い合わせメール”が当該部署に転送されることもありえます。
転送メールの件名には「Fw:」が付くので、基本的に件名を変えないようにします。タイトルを変えなければ、転送メールであることが一目瞭然です。逆に件名を丸ごと書き換えてしまうと、受け手は、事の経緯を把握しづらくなってしまうことでしょう。

●本文を短く書き添える
転送メールの本文に、なにも書かない人がいます。すると受け取った相手は、なぜ自分に届くのか、自分は何をすればよいのか当惑しかねません。もしかしたら、やりたくない仕事を押し付けられたのかも? 自分をアシスタントや雑用係だと思っているのでは? などと猜疑心をあおることも。そんな誤解をされないよう、1~2行でよいので本文を書き添えるようにしましょう。

 

●転送メール、5つのポイント
1. 転送先の受け手を宛名に書き、責任者をハッキリさせる


2. 本文に転送であること、転送する理由を書く


3. 受け手にしてほしいことがあれば、内容をハッキリ書く


4. 転送する部分は勝手に書き換えない


5. 転送部分の個人情報は、場合によっては削除する

 

●メールはキャッチボール
メールはキャッチボールです。投げる人がいれば、受け取る人がいる。一方的に投げるのではなく、受ける人が、効率よく気持ちよく仕事ができる配慮をしましょう。
そういえば会社員の頃、直属上司から社内メールを転送され、指示を受けることがよくありました。ひとりの上司は、いつも「鈴木さんに対応してほしいので、よろしく!」と一文添えてくれます。部下としては、「あなたにお願いしたい」と指名されたようで、がぜんやる気になったものです。

また、転送したからといって知らんぷりせず、関わった一人として責任を持ち、フォローする気配りも必要です。転送後の経過は、必要に応じてCCやBCCで自分にも送信してもらうと、情報共有が図れることでしょう。

 

https://allabout.co.jp/gm/gc/457954/3/

 

たかが一文、されど一文を大事にします。