相手の都合を考えよう！いい印象を与えるビジネス電話のかけ方のマナー

ビジネスの世界において、電話のかけ方は本人の第一印象を左右するだけでなく、会社そのもののイメージを決定づけるとも言えるとても重要なマナーです。電話のかけ方一つで商談の行く末を左右することもあり、それだけに相手へ良い印象を与えるような電話のかけ方を心掛けなければなりません。今回はどのような電話のかけ方をすれば、先方と気持ちよく電話でのやり取りができるのか、そのマナーのイロハについてご紹介したいと思います。

●まずは基本！会社名と名前を名乗ろう

　ビジネスにおける電話については、相手方は必ずしもこちら側の電話を待っているわけではありません。電話をかけたときに相手がたまたま忙しいこともあるため、相手の状況を配慮した電話のかけ方をすることが大切です。そのためにも、まずは最低限の基本をしっかりと守って、自分の会社名と名前を最初に名乗るように心がけましょう。先方からすれば、どこからかかってきたかわからない電話なので、もし会社名と名前を名乗らなかったら対応のしようがありませんし、それが相手に不快感を与えることにもなりかねません。

　もちろん、会社名と名前を伝える際は、はっきりとした口調ではきはきと答えることも肝心です。その上で、「おはようございます」などの基本的な挨拶をしたり、「いつもお世話になっています」などのビジネス上の文言を枕詞として添えてあげたりすると、より良い印象を与えることができるでしょう。ビジネスの世界においては第一印象が大きなきっかけとなることもあります。会社名と名前をはっきりと伝えることで、その後の対応もスムーズに進めることができるようになるので、忘れずに伝えるように気を付けておきましょう。

●取次ぎの依頼をするときのマナー

　先方に電話をかけたとき、必ずしも目的の人が電話に出るわけではありません。自分の名指し人が電話に出ない場合の方がむしろ多いのではないでしょうか。その場合は電話に出てくれた人に取次ぎを依頼することになりますが、その際もやはり最低限のマナーを守らなければなりません。

　相手に悪い印象を与えずに取次ぎをお願いするように心がけましょう。場合によっては電話に出てくれた人が取次人の先輩や上司ということもあり得ます。悪い印象を与えてしまうと相手方との関係そのものにも悪影響を及ぼしかねません。そのため取次ぎを依頼する際は、まず名指し人の部署や役職、それからもちろん氏名も、はっきりとわかりやすく伝えることが大切です。名指し人の役職などを伝える目的は名指し人を相手方がしっかりと特定できるようにするためです。

　電話のかけ方で大切なのは相手に迷惑をできるだけかけないということです。誰に取次いでほしいのかをはっきり伝えることで、相手の手を煩わせることなく名指し人に取次いでもらうことができます。

●用件を的確に伝えること

　名指し人に電話がつながったら、電話の目的を簡潔に伝えるということを意識しましょう。ビジネスの世界において、時間はとても貴重なものです。用件を簡潔に伝えず、ダラダラと電話を続けてしまうのは、時間の無駄と考えられるので、相手方にも嫌われてしまいます。そうなると、次に電話をかけたときに拒否されてしまうということも考えられます。そうならないためにも、用件を絞って簡潔に目的を伝えるように心がけましょう。

　曖昧な表現はできるだけ避けた方が無難です。電話をかけたらまず初めに用件を一言で伝えてしまうと良いでしょう。「○○の件でお伺いしたいことがあります」とか、「○○の件でお電話いたしました」など、最初に用件を伝えることでその後の話も簡潔にまとめることができるようになります。用件を簡潔に伝えられたら、話が長くならないように、電話はできるだけ短くした方が良いでしょう。相手方にも都合があるので、長電話をすると失礼に当たることもあります。

●相手の都合が最優先

　電話をかけるときは、何より相手の都合を最優先にすることが大切です。電話はいつでもどこでもかけることができる一方、相手にとって都合の悪い場面や時間にかけてしまうということもあります。そういうときに電話を受ける側の心理は、貴重な時間を奪われたとか、他のするべきことを犠牲にしなければならないなど、必ずしも良い感覚を抱かないこともあるかもしれません。

　とりわけ携帯電話の普及によって、プライベートな時間にも仕事の電話をかけられるようになりました。それによりいつでも仕事の話ができるようになり、ビジネスにおける利便性の向上にはつながりましたが、一方で都合の悪いときに電話対応をしなければならない機会も増えてしまっています。だからこそ、先方に電話をかけるときは、相手の都合に配慮をしたかけ方をしなければなりません。

　電話をかけるときはまず時間に配慮をするべきですし、もし相手の都合の悪い時間にかけてしまったら、あらためてかけ直す旨を伝えてすぐに電話を切るということも心がける必要があります。ほんの一言「今よろしいですか」と電話の冒頭で伝えるだけでも、相手に与える第一印象が大きく変わってきます。電話をかけるときは、何より細やかな配慮が大切だということなのです。

https://next.rikunabi.com/journal/entry/20160701_S10

どこでも気配り大事ですね。相手が見えないからこそ、細心の注意をします。