ビジネスにおける基本中の基本【メール編】②～本文について～

ビジネスにおける基本中の基本【マナー編】② で書いたように、メール本文について詳しく書きたいと思います。

本文の一言一句が全て大事、というよりかは、下記のようなポイントを抑えられているかのほうが大事です。
言葉遣いも大事なのですが、それは経験も必要なこと。
まずは「書き方」という基礎をしっかり築いておき、より質の高いメールを送れるようになれば最高です。

・本文は、相手の社名・部署名・肩書き・氏名・敬称から始める
・1行目に社名、2行目に部署名、3行目に肩書き・氏名・敬称を書く
・企業名は正式な名称で記載する
・略名や(株)などの使用は避ける
・書き出しでの頭語や時候の挨拶は不要
・「お世話になっております」など、簡単な挨拶の言葉で始めるようにする
・長い前置きは避け、簡潔に名乗る
・一行あたりの文字は25~35文字程度を目安にする
・5行程度の意味のまとまりで一段落とする
・段落間は1行空け、読みやすくする
・用件は、5W2H（いつ・どこで・誰と・なぜ・何を・どのように・いくらで）を意識しながら、簡潔にまとめる
・用件に理由や背景が必要であれば、前後で簡潔に伝えるようにする
・日時など、箇条書きにできる項目は（そのほうが読みやすければ）箇条書きにする
・結びは「よろしくお願いいたします」など、簡単な挨拶の言葉で締めくくる
・メールの最後に署名をつける
・署名には、会社名、部署名、住所、氏名、電話番号、メールアドレスなどを入れる
・重要度機能は原則使わないようにしよう
・メールの「重要度」機能は、特に社外の人に対しては原則使わないようにしましょう
・「一方的で自己中心的な印象を受ける」という人も多いようなので、社内であっても上司への使用などは推奨しません

以上となります。