ビジネスにおける基本中の基本【メール編】③

返信・転送のルールを知る

メールならではの作法といえるのが、返信と転送です
どちらも表記上のルールが決まっており、かつ、書き方次第では非常に読みづらくなってしまうので注意が必要です

 


返信について

返信時の件名は、ただ「Re:」を重ねるだけでなく、できるだけ書き直した方が好ましいです
ただし、どのメールに対しての返信かをわかりやすくするためにも相手が書いた件名は削除せず、自分の件名を「Re:」の前に書き加えるようにしましょう

返信が続いて「Re:」が多くなりすぎると読みにくくなるので、「Re:」は一つだけにしておくとなお良いでしょう

 


引用を利用する

元のメールの一部分をそのままコピーし、返信の際に貼り付けて利用するのが「引用」です
「<」「<<」など、引用していることがわかる記号を必ず用いるようにしましょう
相手の文章を適切に利用することで、元のメールにどのような内容が書かれていたかを都度参照しなくてすむうえ、相手の文章のポイントごとに返事を書くのにも適しています
ただし、すべてを引用してしまうと、全体が無駄に長くなり、読みにくいメールになってしまうので、必要な箇所のみを引用して返信するようにしましょう

 


返信はなるべく早くおこなう

メールをもらったら、できるだけ早く返信をしましょう
すぐに返信できない場合は、連絡してくれたことへの感謝と「後ほど改めて返信します」という旨の一文を添え、まずは取り急ぎの御礼として返信をするのが一般的です

特に問い合わせやクレーム気味の内容であれば、上司が不在などで詳しい回答ができない場合であっても「詳細が分かり次第、再度連絡いたします
」など、メールを確認している旨だけでも先に知らせておくのがよいでしょう

 


転送について

受信したメールを第三者に転送する場合、件名に「Fw:」というマークがつきます
これで転送であることがわかるので、特に理由がないかぎりは「Fw:」マークをつけたまま送信するようにしましょう
(転送する文の内容を勝手に変更するのはNGです)

また、転送をするときは送信者のアドレスや氏名が表示されています
転送先にその情報を伝えては問題がある場合、個人情報保護の意味も含め削除することを忘れないようにしましょう