ビジネスにおける基本中の基本【メール編】④
メールでやってはいけない表現・行為について
メールは手紙や文書などと違って歴史がまだ浅く、「これが正式」というような書式が定着しているわけではありません。
そのため、読む人によって失礼かそうでないかのラインが、かなり分かれてしまいます。
だからこそ、ビジネスマナーの基本に立ち返り「読む相手のことを考えたメール」になっているかどうかを意識するようにしましょう。
以下の3点は、平気に思う人もいる反面、不快に思う人がいるからこそ避けたいものになります。
顔文字、(笑)や(爆)などの記号使用
会社によっては全く問題ないというところもありますが、やはりビジネスマナーとしては正しくありません。
社外はもちろん、社内であっても使用は控えたほうがいいでしょう。
ただ、コミュニケーションを円滑にするためにあえて使用している、という場合もあると思います。
そのあたりについては、周囲がそのように認識しているかどうか(それを不快に感じている人がいないかどうか)を必ず意識するようにしてください。
命令や督促などでの上から目線の言葉遣い
メールは言い回し次第で、失礼な印象やキツい印象を与えてしまいがちです。
とくに何かをお願いするようなときは注意が必要です。
以下のような表現は避けるようにしましょう。
要回答
締切厳守
大至急
指示命令形全般(~してください)
また、以下のようなクッション言葉などを用件の前に挟んでおくと、印象が丁寧になるので効果的です。
大変恐縮ですが
お手数ですが
お時間のあるときに
報連相の全てをメールでおこなう
業界や上司のタイプによっては、口頭よりメールを好む傾向もありますが、全てメールで済ませてしまうのはやはり問題があります。
休暇取得のお願いやクレーム報告、そしてお昼ご飯のお誘いまで、口頭でおこなうべきものは口頭にしましょう。