社外秘情報の扱い

ビジネスマンは、会社が取り扱う機密情報の管理にも気をつけなければなりません。現在は昔より社外秘情報の漏洩に神経質になっています。一人ひとりの自覚が必要です。

●情報の扱いには細心の注意を
現在はパソコンを使った業務が増え、個人でも大容量のデータを扱う機会が増えています。 どんな企業にも、社外へ漏らしてはならない大切な情報がありますので、その取り扱いには十分に注意しなければなりません。

とくに個人情報を扱う業者は、個人情報保護法に違反することで、６月以下の懲役又は３０万円以下の罰金が科される可能性があります。

情報漏洩によるダメージはそれだけではありません。 消費者や取引先からの信用の低下によって、業績が大幅に悪化し、社内のモチベーションの低下、 優秀な人材の流出、株価の下落なども起こります。

多くの会社では、情報漏れを防ぐために、企業内情報に関するガイドラインを作成しています。 また、新入社員は研修などで情報管理について学ぶと思います。一人ひとりが自覚をもって行動しましょう。

【気をつけておきたいポイント】
・パスワードを教えない
パソコンにパスワードを設定するのはもちろんですが、携帯電話にも念の為にパスワードをかけておきましょう。 当たり前ですが、こうしたパスワードを他人に教えるのは厳禁です。 仲の良い同僚や後輩にも教えてはいけません。自分でしっかり管理しましょう。

・重要書類を置いたまま席を離れない
トイレやタバコの休憩など、たとえわずかな時間であっても、重要な書類を机の上に放置して離れてはいけません。 とくに出先で勤務する場合は、職場に人が自由に入れるようになっていることも多いです。 机の引き出しにしまい、カギをかけて離れましょう。

・機密書類はシュレッダーをかける
機密書類をそのままゴミ箱に捨ててしまうと、万が一、他人が拾ってしまったときに目を通される可能性があります。 シュレッダーにかけるとその心配はなくなります。

・メールの送り先をよく確認する
仕事でメールを頻繁に使っている人は、メールアドレスをよく確認して送りましょう。 他人に見られて困るような内容を誤送信してしまっても、後からはどうすることもできません。 機密文書がある場合は、添付ファイルで送らずに、封書や手渡しが安心です。

・外部メディアの紛失に注意
大容量のデータでも、パソコンに接続できる外付けHDDやUSBメモリで簡単に持ち運びができます。 小型で非常に便利なツールですが、いったん紛失してしまうと、その損害は計り知れません。 盗難というケースも考えられるので、暗号化やパスワードを設定するのも忘れないようにします。

・ウイルス感染の対策
パソコンがウイルスに感染してしまうと、悪意のある第三者によって勝手に操作されたり、機密情報を自動で公開されるようになります。 サポートが切れるWindows XPを使っている人は、早めにWindows 7などにアップグレードしましょう。
ウイルス対策ソフトの導入も必須ですが、ウイルスも次から次に登場しているので万能ではありません。 怪しいURLをクリックしないようにしたり、むやみに必要のないソフトをインストールするのはやめましょう。

http://www.levelup99.net/businessmanner/cate2post45.html

会社の存続を脅かす超重要事項なことなので徹底します。一人ひとり意識を！！