電話のかけ方とマナー

こちらから電話をかける場合のマナーも心得ておきましょう。通話時間は3分が目安で、忙しい時間帯は避けるように配慮しましょう。

こちら側から電話をかける場合も必ず出てきます。 電話をかける場合も第一印象がビジネスを左右することになります。
電話を受ける側は、仕事を中断して忙しい時間のなか電話に出ているということを忘れてはなりません。
通話時間を無駄に伸ばさないのはもちろんのこと、相手の忙しい時間帯は避けるようにしましょう。

【電話のかけ方】
①用件のポイントを確認しておく
電話をかける前には、先方の社名・部署名・名前を確認しておきましょう。 また、電話を手際良く済ませるために、用件のポイントをメモ用紙にまとめておきます。
電話をかけたときに、用件が何なのかを自分で考え込んでしまってはなりません。 必要な資料があれば忘れずに手元に用意します。

②通話時間は3分が目安
相手は貴重な時間を割いて電話に出ていることを忘れてはなりません。手短かに用件を伝えるようにします。 通話時間は3分が目安とされています。
どのような用件の場合でも、長引かせないように常に意識しましょう。

③忙しい時間帯は避ける
一般的に、電話をかけてもいい時間帯とかけないほうがよい時間帯があります。
例えば、週明けの月曜日の午前中は、定例ミーティングなどがあるので、 緊急な用件でなければ電話をかけるべきではありません。
ただし、会社の就業時間や相手の仕事の状況によっても異なります。以下を参考にしてください。

【電話をかけてもいい時間帯】
(9時から17時までを就業時間としている会社の場合)
9時以前・・・緊急以外は電話をかけない
9時~9時30分・・・できるだけ遠慮する
9時30分~12時・・・かけてもよい
12時~13時・・・昼休みなので、かけない
13時~17時・・・かけてもよい
17時~19時・・・部署によっては応対が可能
19時以降・・・緊急以外は電話をかけない

http://www.levelup99.net/businessmanner/cate1post32.html


私も忙しい時間や終業時間少し前に電話がかかってくるとテンションが下がります。自分が電話をかけるときもその気持ちを忘れないようにします。