イラっとされる！余計な一言メール

受け取ったメールに余計なひと言が書かれていて、嫌な感じがしたり、モヤモヤしたりしたことはありませんか？ 感情が整理されないまま、こちらもやり返すとSNS炎上さながらヒートアップしてしまいます。ビジネスメールで大切なのは冷静さ。あなたに書いてほしくない余計なひと言を4つ、そして書きたくなったときの対策とともにご紹介します。

①さっきも言いましたけど……
「さっきも言いましたけど、××を■■に直してもらえませんか」。これは自分の正しさを強調しつつ、相手のポカミスを責めるときの伝え方だと思います。「何度も説明するのって手間なんだけど」「理解が悪くて、まったく嫌んなっちゃうな」の気持ちが見え隠れしていますよね。
「前回ご説明した通り」「繰り返しになりますが」「再三のお願いとなりますが」も言葉づかいは丁寧ですが、言いたいことは同じです。ではどうしたらよいでしょう。

＜対策＞
「さっきも言いましたけど」などの前置きは省く。なくても意味が通じるなら削除して！

②メールを読みましたか？
続いては、メールの返信がないとき催促するひと言です。
せっかちな人、デスクワーク中心で外出が少ない人の中には、「返信がすぐにくるもの」と思い込んでいる人がいます。返信がないと、「自分が軽く扱われた」と不安になり、つい2通めを送ってしまうのではないでしょうか。このままでは、相手の状況を慮っていない、自己中心的な人と誤解されてしまいます。

＜対策＞
1通目のメールの最後に「まずは受信の返事だけでもくださると幸いです」と書いておき、しばらく我慢して待ってみる。数日後、相手が落ち着いてから返信をくれることもあるため、急かさない。

③わかりましたか？
「あなたは理解できましたか？」と、見下げた印象を与える言葉です。実際、私も書かれたことがあるのですが、なんとも嫌な気持ちになりました。

＜対策＞
「不明点などありましたら、お気軽にご連絡ください」さらに「私のお伝えの仕方が悪く、ご迷惑をお掛けいたしました」などと書くと感じがよくなる。

④◯日以内に返信のない場合は、承諾したとみなします。
相手に許諾を得るときは、「いかがでしょうか」と伺ってから返信を待つのがマナーです。とくに読み手にメリットがない場合は、お願いするトーンで書くべき。それなのに上から目線で一方的な印象を与えてしまうと、相手に反発される可能性もあります。
先日、知人がもらったメールに、このひと言があったそうです。彼女が事の経緯を話すと、「それってひどい。抗議したら？」と同調する人が多くいました。

＜対策＞
「お願いしたい」「意見を伺いたい」というトーンで書き、「ご検討くだされば幸いです」と結ぶ。返信がなければ、「その後いかがでしょうか」とやんわりと連絡する。1通のメールですませようとせず、やりとりを増やしてみるとよい。

https://allabout.co.jp/gm/gc/464123/

メールの書き方によって、相手が仕事に協力してくれるかどうか決まることもあります。そもそもメールは無機質に伝わりやすい媒体。「そんなつもりじゃなかったのに」と後悔しては遅いのです。ですから、紹介した4つの余計なひと言は避けるのが賢明でしょう。読んでいただいたあなたは、読んだ人を味方につけるメールをぜひ送ってください。