社会人としてのビジネスマナー・電話対応編

以下、電話対応についておさえておきたい15の事項を説明しています。できていること・できていないこと、どれも基本的なことばかりですのでぜひチェックしてみてください。

1. 電話が鳴ったら、メモを手元にすぐに出る
電話はお待たせしないことが最優先。「電話は誰かが取ってくれるもの」と思わず、積極的に取る姿勢が大事です。他の業務をしている途中であっても、基本的には電話を優先させてください。また、手元にメモと筆記用具を忘れないようにしてください。

2. 3コール以上なら「お待たせいたしました。」
“三鈴は職場の恥”という言葉もあるように、ビジネスではまず迅速に電話に出ることが求められます。1コールで出るように社員教育を徹底している企業も多いですが、どんな業種であっても2コール以内に電話にでることを基本と考えましょう。

3コール以降になってしまった場合は、「お待たせいたしました。」の一言を添えるのを忘れないようにしてください。

2コールでも3コールでも時間的な違いはないのですが、相手も「会社の電話は2コール以内に出る」というビジネスマナーを共通認識として持っています。そのため、その一言のお詫びが無いことで「社員教育が甘い」「仕事がいい加減」という印象がついてしまう可能性があるのです。マナー違反に対するお詫び、という感覚を持つことは大切です。

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