社会人としてのビジネスマナー・電話対応編 5
9. 担当者が不在の場合、連絡についてどうするかを相手に確認する
相手の希望する担当者が不在だった場合、担当者不在の旨を伝えるとともに、連絡についてどうするか、相手の意向をしっかりと確認するようにしましょう。
どんな場合でもこちらから折り返すのが丁寧なように思えますが、相手にも都合や事情があります。まずは折り返しの必要の有無を最初に確認した上で、折り返し要であれば相手の連絡先、相手の都合のよい連絡時間帯などを確認するようにしましょう。
10. 保留が長くなりそうな場合、途中で一度確認を入れる
担当者を探したり、問い合わせのあった事項を確認したり等で「少々お待ちください。」と電話を保留にすることはよくあります。その場合、30秒以上の保留を続けないよう注意しましょう。それ以上保留が続きそうな場合は、途中で相手にその旨を伝え、改めてこちらからかけ直すようにしましょう。
※30秒は目安です。長時間になることが予測できる場合、最初から“時間がかかるのでこちらから折り返す”という旨を相手に伝えてください。
