社会人としてのビジネスマナー・電話対応編 6

11. 担当者が不在の場合、余計な情報まで伝えない
社外の人に対して、担当者の具体的な行き先や自宅住所、携帯番号などはうかつに知らせないようにしてください。

行き先は営業情報などが類推できてしまうことも多いので、担当者が不在の場合、“申し訳ございませんが”に続く言葉は「席を外しております。」「外出中しております。」程度にしてください。

帰社時間に関してだけは、折り返しや再連絡の都合もあるので、「現在外出しておりまして、○時頃戻る予定となっております。」などのざっくりとした範囲で伝えてしまってください。

自宅住所や携帯番号などは個人情報になるので絶対に教えないように注意してください。緊急で連絡したいから教えろ、と言われた場合であっても、こちらで本人と連絡をとったうえで折り返すという旨を伝えてください。（会社貸与の携帯番号を社外の人に伝えていいかどうかは、会社によります。）

12. メモは5W2Hで、簡潔に・正確に
電話のメモは要点をおさえることが大切なので、When、Who、Where、What、Whyの5Wに、いくら（How much）、どのくらい（How many）の2H加えた5W2Hでメモをしましょう。

ただしあくまでもメモなので、厳密に5W2Hにそって書き込む必要はありません。後で自分が困ることのないよう、必要なことを漏れなく無駄なく記載する、ということを意識しましょう。