社会人としてのビジネスマナー・電話対応編 7
13. 担当者が不在だった場合の伝言メモは、要点をまとめる
所定の伝言メモがある会社も多いので、その場合はフォーマットの項目に従って書き込むようにすれば大丈夫だと思います。基本的には、以下のような項目が伝われば問題はありません。
電話を受けた日時
こちらの担当者（電話がかかってきた人の）氏名
相手の会社名、部署名、名前、連絡先
電話を受けた人の氏名（この場合は自分）
相手の用件はどんなことで、どのように対応したのか
こちらから折り返すのか・折り返し不要なのか（折り返しの場合は、都合のよい時間まで記載）
また、可能であれば伝言メモを置いたことを、あとで担当者に口頭で伝えるようにしましょう。ふせんなどにメモをとり、相手の机においていると、なくなってしまう場合もあるからです。
14. 最後に必ず復唱する
電話の内容は、最後に必ず確認のために復唱するようにしましょう。
正確でない情報の伝達はトラブルの原因となります。特に相手の会社名・部署名・氏名・連絡先が間違っていると、折り返しもできなくなってしまいます。メール連絡など伴う場合は、氏名の漢字も含めての確認を忘れないようにしましょう。
※聞き間違いの生じやすい「いち」と「しち」は、「なな」のように言い換えると効果的です。
