これはやったらダメ！ビジネスメールのNG集

新入社員・若手社員は、幼少の頃から携帯電話やパソコンに慣れ親しんだネット世代です。でも、プライベートメールとビジネスメールは大きく違います。その違いを理解しないと、上司をヒヤリハットさせてしまいます。では、上司に聞いた、部下の困ったメールを挙げてみます。

●NGその1：顔文字やマークでいっぱい
×　今日は遅刻してすみませんでした＾＾；
×　課長、今日は研修で講師に褒められちゃいました(^_^)
×　速報！！！新規案件を受注しました♪
×　課長が夏休み中、僕が管理職の代行をします（爆）
×　残業続きでホトホトつかれています（苦笑）

顔文字や（笑）は原則としてビジネスメールでは使いません。「！」「？」は、必要最低限にとどめましょう。

これらがいっぱいあると、「プロ意識がない」「学生気分が抜けない人」と誤解されてしまうことがあります。ビジネスメールなら文字だけで気持ちまで伝わるように、表現力を磨きましょう。

●NGその2：上から目線
企業の風土にもよりますが、部下のメールの言い回しにカチンとする上司もいます。
特に何かをお願いするときは要注意。たとえば、「要回答」や「締切厳守」の言葉はキツイ印象なので丁寧な言い回しに変えます。
文末では、指示命令形「～してください」を依頼形「～してくださいますか」に変えるのも一案です。
さらにクッション言葉「恐れ入りますが」「お手数ですが」を前置きしたり、「お時間のあるときに」と添えてみるとよいでしょう。

△　【要回答】9/2（水）懇親会の出欠を返信してください。
○　【予定伺い】9/2（水）懇親会の出欠はいかがなさいますか

△　残業削減のためのアイデア募集（9/2締切厳守）
○　9/2（水）をめどに、残業削減のためのアイデアをご教示くださいますか。

×　返信がないのですが、私のメールを読んでくれましたか？
×　部長、大至急回答してください。
→本当に急ぎの場合は、メールよりも2ｗａｙになる口頭がベター。さらに失礼のないようマナーをもって話すこと。

また、返信の締切を設定するときは、相手にムリのないようにします。

「大至急」を連発しては段取り下手をアピールするようなものです。

なかには毎日100通のメールを受信する管理職だっているのですから、相手の立場になってメールを送るようにしましょう。

●NGその3：報連相のすべてがメール
×　明日から一週間休暇を取りたいと思います。
×　顧客からクレームがあったので報告します。
×　昨日、家族が入院しました。　
×　昼食はラーメン屋さんに行きませんか？？

上記は、「目の前にいるのに、報連相のすべてがメールでけしからん！」と上司を立腹させた事例です。業界や上司のタイプによっては、口頭よりメールを好むかもしれませんが、なんでもかんでもメールで済ませるのは考えものです。
とくにクレームや事故の報告はスピード勝負。

すぐにその場で口頭で伝えましょう。メールだと相手がいつ読むかわかりません。

また、相談も対面や電話の方が意志疎通がしやすいでしょう。メールにすると文章量が長くなりやすいうえ、ニュアンスが伝わりにくいので非効率になることが多いのです。

https://allabout.co.jp/gm/gc/424933/

年齢や社歴に関係なく、素敵なメールは書けるのです。私もビジネスメール力を高めていきます。