ビジネス文章は３秒が勝負！〜最初の「ひと言」で伝える技術〜

●できるビジネスパーソンほど「ひと言」で伝える

仕事に使う文章では、最初の「ひと言」で、相手に伝えるスキルが必須です。「ひと言」、つまり、読み始めてからわずか３秒で勝負を決める文章です。

書き始めからダラダラしていたり、前置きが長かったり、表現があいまいだったりすると、「それで、何が言いたいの？」「結論を早く教えてくれない？」と、読む人を苛立たせてしまいます。一方で、「ひと言」で書いてはあるものの、意味が伝わらない文章もＮＧです。当然ですが、文章を短くすれば伝わる、というものではありません。

ビジネスシーンに求められるのは、最初の「ひと言」で、核となるメッセージを伝える、あるいは、文章の全体像を浮き上がらせる文章です。「ひと言」で伝える技術が身につくと、仕事の効率や生産性が向上。書き手自身の評価も高まります。

●メールの件名に表れる「ひと言」で伝える技術の素養とは？

その人に「ひと言」で伝える素養があるかどうかは、メールの件名を見ればだいたい分かります。メールの件名は、メール本文に何がかかれているか、その端的な要約でなければいけません。

件名：ご連絡です
件名：清水です
件名：おはようございます
件名：お疲れ様です
件名：すいません
件名：ご迷惑をおかけしております

どれも短い件名ですが、メール本文に何が書いているのかが分かりません。言葉は書かれているのに、そこに必要な情報が含まれていない状態です。読み手に不親切な件名と言わざるを得ません。

件名：新商品発表会の件で、ご連絡いたしました
件名：小冊子の件でご対応いただければ嬉しいです
件名：（株）SASA-GOについてのご報告です
件名：清水市の企画についてご査収願います
件名：アンケートをご確認いただければ幸いです
件名：秋のキャンペーンの宣材についてです

先ほど挙げた件名と比べると、いくぶん具体的になりました。しかし、的確に内容を伝えているかといえば、答えは「ノー」です。「ご連絡いたしました」や「ご対応いただければ嬉しいです」「ご確認いただければ幸いです」などの言い回しも、要約の役割が求められる件名には必要ありません。

では、メール本文の内容を的確に示す件名にするためには、どのような書き方をすればいいでしょうか。以下は、修正した件名です。

件名：18日（木）開催の新商品「ケアー」発表会の詳細
件名：小冊子『にぃいちぇる』の誤字訂正の件
件名：（株）SASA-GOの工場ラインの電装不具合の件
件名：清水市助成金事業・企画プレゼン概要決定
件名：商品Ｚのお客様アンケート項目案の是非
件名：「ViBi」秋のキャンペーンのポスターラフ案ご送付（３点）

先ほどよりも、内容が把握しやすい件名になりました。これくらい具体的で情報量の多い件名であれば、読み手が戸惑うこともないはずです。３秒で伝わる親切な件名といえます。固有名詞が盛り込まれているので、読み手が、あとでメールを探すときにも苦労しません。

●会議の発言やプレゼントークでも武器になる「ひと言」

「ひと言」で伝える技術に磨きをかけるためには、以下のステップを踏む必要があります。

ステップ１：情報全体を把握する

ステップ２：核となる情報を抽出する

ステップ３：抽出した情報を簡潔に伝える＋（場合によっては）興味を引く表現を使う

最初の「ひと言」で相手に伝えることができれば（あるいは、相手の興味・関心を引くことができれば）、他人との情報共有がスムーズにいきやすくなるほか、仕事の成果が出やすくなります。

なお、この「ひと言」で伝える技術は、文章のみならず、会議やプレゼンテーション、対面営業・接客など、リアルなビジネスシーンにも応用できます。ビジネスパーソンにとって、「ひと言」で伝える技術を身につけることは、仕事ができる人になるための特急チケットのようなものなのです。

https://next.rikunabi.com/journal/entry/20160907

その「ひと言」にこだわります。