状況によって謝罪の言葉は違う！「すみませんでした」の正しい使い方

ビジネスシーンでは誰かに謝らなければならない場面が生じる。

しかし、ただ「すみませんでした」と謝ることがふさわしい場合と、「すみませんでした」という言葉がふさわしくない場合がある。

今回は、そんな「すみませんでした」のビジネスシーンにおける使い方について考えてみたい。

●「すみませんでした」「申しございません」「ごめんなさい」の違い

「ごめんなさい」：相手に許しを求める謝罪の言葉

一般的に日常でも使われる「ごめんなさい」は、相手に許しを求めるときに使う言葉だ。「許されることを前提」としている言葉のため、ビジネスで使ってしまうとマナー違反になるといわれている。

「すみませんでした」：謝るだけでは済まないという意味の謝罪の言葉

次に謝罪の意を強く表せるのが、「すみませんでした」という言葉。これは、謝るだけでは済まないことをしてしまったという意味があるので、ごめんなさいより、より謝罪のムードが高まります。

「申し訳ございません」：言い訳＝申し訳もないという意味の謝罪の言葉

「申し訳ございません」というのは、自分のとった行動において弁明の余地がないときに使う謝罪の言葉だ。ビジネスシーンにおいては一般的な謝罪文言で、もっとも謝罪の意を強く表している。

●「すみませんでした」を使うべきビジネスシーンとは？

「すみませんでした」が適切なシーン：仕事で相手に迷惑や負担をかけてしまったとき

ビジネスシーンにおいて「すみませんでした」を使うべきなのは、それほど重大なミスを犯していないような謝罪のシーンだ。ミスとはいえないが、相手に迷惑や負担をかけてしまった場合などは「すみませんでした」という謝罪の言葉が適切だと考えられる。

●「すみませんでした」がNGとされるビジネスシーンとは？

ミスをしてしまったときや、自分に重大な過失があったときは「すみませんでした」という謝罪の言葉ではNGの場合もある。

お客様や取引先には「申し訳ございません」という言葉が適切。

例えば、取引先に謝る際には、心からの謝罪の気持ちが伝わるような謝罪の言葉を述べる必要がある。

取引先に謝罪する場合は「申し訳ありませんでした」という言葉を使おう。

また、接客業においては、社内の人間に対しては「すみませんでした」が適切でも、お客様に対しては「申し訳ございません」が適切という場合もある。

ぜひ、TPOや仕事内容に合わせた謝罪の言葉を身につけてほしい。