仕事がデキる人は、ムダな「メールの往復」をしない

●ムダに何往復も強いられるメールは“悪”だ

仕事がデキるビジネスパーソンほど、メールのやり取りをするときにムダに時間をとられることを嫌います。メールの往復回数は、できる限り少なくしたいと考えています。あなたも人から何度もメールが送られてきて「１回のメールでまとめてくれ！」とイライラした経験が、一度くらいあるのではないでしょうか？　

もしそうだとしたら、「人の振り見て我が振り直せ」です。つまり、あなた自身も、相手に何度も返信を強いるようなメールを書かないようにしなければいけません。

●何往復も強いられるムダなメールとは？

ムダに往復を強いられるメールとはどういうものでしょうか。一例を見てみましょう。ＡさんとＢさんによるメールのやり取りです（簡略化しています）。

Aさん（１往復目）：次回のお打ち合わせの日程ですが、ご都合のいい日時を教えていただけますでしょうか。
Bさん（１往復目）：来週５日（水）の13〜14時が空いております。

Aさん（２往復目）：５日で承知いたしました。お打ち合わせの場所は、いつもどおり貴社でよろしいでしょうか。
Bさん（２往復目）：弊社の会議室でお願いいたします。

Aさん（３往復目）：５日のお打ち合わせの際に、弊社鈴木も同席させたいのですが、よろしいでしょうか。
Bさん（３往復目）：鈴木さんのご同席の件、承知いたしました。

Aさん（４往復目）：５日のお打ち合わせのあと、15分ほどお時間ありますでしょうか。実は弊社で行っている研修の件でご相談がございます。
Bさん（４往復目）：承知いたしました。お打ち合わせ後、15分程度であれば対応できます。

すでにメールが４往復です。さすがにＢさんもイライラし始めています。「何度もやり取りをするのは大変だから、用件は一度でまとめて送ってくれ！」というのが本音ではないでしょうか。

●書き方を工夫すれば、メールのムダは最小限に抑えられる

事実、書き方を工夫すれば、１往復のやり取りで済ますこともできます。たとえば、以下のような書き方です。

【Aさんの送信文】
次回のお打ち合わせですが、ご都合のいい日時を教えていただけますでしょうか。ご迷惑でなければ、いつもどおり貴社にうかがいます。
また、お打ち合わせの際に、弊社鈴木の同席もお許しいただけると幸いです。
なお、お打ち合わせのあと、15分ほどお時間ありますでしょうか。実は弊社で行っている研修の件でご相談がございます。
ご検討のうえ、ご返信いただけると幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

一発目のメールに必要な情報をすべて盛り込みました。このように、情報がまとめて書かれてあれば、メールを受信したBさんも返信しやすくなります。

【Bさんの返信文】
お打ち合わせの日時ですが、来週の５日（水）の13〜14時でいかがでしょうか。場所は弊社会議室で構いません。鈴木さんのご同席の件も承知いたしました。
また、お打ち合わせ後のご相談の件も承知しました。15時までは空いております。お役に立てば幸いです。
よろしくお願いいたします。

先ほど４往復していたメールが、わずか１往復で終了しました。このやり取りであれば、お互いの時間がムダにならずに済みます。

●まったく関連性がない用件も、ひとつのメールに盛り込んでＯＫ？

ただし、何でもかんでもひとつのメールにまとめていいわけではありません。たとえば、「プランAの企画書送付」と「プロジェクトCのお打ち合わせ」という具合に、まったく関連性のない用件については、ひとつのメールに盛り込むことで、かえって相手を混乱させてしまうこともあります（勘違いや読み落としも誘発しやすくなります）。

また、相手があとからメールを確認したいときに、「えっと…プロジェクトCの打ち合わせの件はどのメールに書かれていたかな？」と探しにくくなるデメリットもあります。まったく関連性のない用件については、よほどの事情がない限り、メールを分けて書くようにしましょう。

もっとも、ひとつのメールにどこまで情報をまとめて書くかは、ケース・バイ・ケースです。伝える用件の重要度や、相手との関係性（これまでどのようなやり取りをしてきたか）にもよります。そして、何より大事なのは「相手が望んでいるメールのやり取り」に合わせる心配りです。ひとつのメールにどこまで情報を盛り込むかは、TPOを見極めて総合的に判断しましょう。

https://next.rikunabi.com/journal/entry/20161228_M

やはり相手の立場になって考える、心配りが大事ですね。