ビジネスにおける基本中の基本【メール編】②

ビジネスメールでは「読む相手のこと」を一番に考える

 

メールの送信先となる相手は、忙しい中で時間を割き、あなたのメールを読んでくれているのです。
その文面を読みやすいものにすることは、最低限のマナーといえるでしょう。
以下、メールを読みやすくするための工夫について紹介していきます。

 


件名だけで内容を伝えられるよう工夫しよう

メールの件名は、本文全体の要約となるような意識でつけるようにしましょう。
「お疲れさまです」など何の工夫もない件名のメールでは、その他大勢のメールに埋もれてしまい、忙しい相手には読まれることなく終わってしまうかもしれません。
件名を見れば本文を読まなくても大丈夫というぐらいにまとめられるのが理想です。

 


書式を読みやすいものに整えよう

メールは簡潔に、かつ必要なことをきちんと相手に伝えることが大切です。
相手への敬意も欠かせません。
以下の最低限の書式は整えておくようにしましょう

 

差出人(自分の表示名)
社名、氏名、メールアドレスはきちんと表示されるように設定しておきましょう

 

宛先欄
受信したメールにそのまま返信する場合に発生しがちなケースですが、宛先欄に表示された相手の名称に敬称をつけず送ることのないよう注意しましょう

また、取引先よりも先に自社の人をおくことのないようにしてください

 

本文
本文については、別途詳しく書きたいと思いますので、下記記事を参照ください。

business-manner.hatenablog.com