社内文書の基本フォーム
●年月日
作成日、または発信の日付を正確に。内容・種類別に文書の通し番号や記号をきめておくと便利だ。
●宛名
基本的には『営業部長○○○○様』のように役職名と氏名を書く。発信者名もフルネームで。部課宛の場合は『御中』をつける。
●本文
『○○の件についての報告』など、内容がひと目でわかるタイトルをつける。前文・末文の儀礼的な挨拶は省略。敬語は最低限にして、結論から先に述べ、内容を簡潔にまとめる。文章の結びは『以上』でスッキリと終る。
●発信人
所属と氏名を書き、場合によっては末尾に押印を。所属だけで氏名を省略することもある。
発信者とは別に担当者がいる時は、「以上」の下に担当者名、内線番号などを記入。
※補足
主な社内文書
①指示文書
- 命令書・指示書・通達・計画書・企画書・稟議書・上申書・決済書
- ②報告文書
- 日報・月報・出張報告書・参加報告書・調査報告書・事故報告書・研究報告書
- ③連絡文書
業務連絡書・照会文書・依頼書・回覧文書・掲示文書・通知書・回答文書 - ④記録文書
議事録・社員カード・人事記録・帳票類
社内でも社外くらい意識してやりたいものです。
コンパクトにわかりやすさ大事ですね。
