すぐ決まる!日程調整メール

約束がすぐ決まるときと、なかなか決まらないとき。その差は日程調整メールにあるのではないでしょうか。しかもメールを読むと、仕事がデキる人かどうかもわかってしまいます。段取りや先読み力、気配りなどを推し量ることができるからです。ぜひ一度のやりとりで決まるメールを送りましょう。


●社外へのメール、どちらを優先すべき?
日時を決めるとき、お互いに「いつでもいいです」と遠慮しあうと、なかなか決まりません。基本的には、立場によって主導権が変わります。自社が仕事を発注する、つまりお金を払う側なら、こちらの都合を先に伝えてかまいません。一方、仕事を受注する(お金をもらう側)なら相手がお客様ですから、先方の都合を優先します。

 

●よくある質問はわかりにくい
よくあるのは、「都合のよい日はいつですか?」「都合の悪い日を教えてください」です。しかし、わかりにくい質問なので、返信する人は悩んでしまいます。せめて「○/○(○曜)~○/○(○曜)の間で」など、およその期間を示してほしいのです。
また、「いつでもいいです」と書くと、ピンポイントで日時を指定される場合があります。「その日は先約があります」と断れば、「最初からそう言えばいいのに」とイラッとされかねないので注意してください。

・わかりにくく返信しにくい文例
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貴社を訪問したいので、都合の悪い日時を全部挙げてください。
こちらはいつでもいいですよ(^◇^)
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●相手が返信しやすいように打診する
いちど読んだだけで理解でき、しかも返信しやすいメールは嬉しいものです。そういう人と仕事をすると、テキパキと仕事がはかどるうえ、思いやりも感じます。おすすめするのは、本文に複数の候補を挙げることです。忙しい相手に送るなら5~7つくらい挙げておきましょう。たとえ仕事を受ける側だったとしても、「こちらの都合で勝手を申しますが」と前置きすれば、先に提案しても失礼にあたりません。むしろ「仕事が速い」「やる気を感じる」と喜ばれることでしょう。

・わかりやすく返信しやすい文例
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いつもお世話になっております。
△△社の鈴木でございます。

先日は○○のご内諾をいただき、ありがとうございました。
近いうちに貴社へ伺い、○○につき話を進めたいと思っております。
こちらの都合で勝手を申しますが、以下のいずれかはいかがでしょうか。

1.○月1日(月曜日) 14:00~15:00
2.○月2日(火曜日) 10:30~11:30
3.○月3日(水曜日) 15:00~16:00
4.○月4日(木曜日) 10:30~11:30
5.○月5日(金曜日) 14:00~15:00

上記のご都合が悪ければ、2~3つ候補を挙げてくださると助かります。

では、返信をお待ちしております。
よろしくお願いいたします。
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https://allabout.co.jp/gm/gc/451973/3/

私も一度で決まる日程調整メールを書き、仕事をサクサク進めます。