ビジネス文書の作成の仕方

ビジネス文書にもいろいろあるが、大きくわけると、業務報告書や連絡事項などをまとめた社内宛の『社内文書』、取引先やお客様など社外宛の『社外文書』の2通りがある。


●結論優先
先に結論・趣旨を述べ、次に原因・経過、最後に意見・提言の順でまとめる。タイトルをつけて、内容がひと目でわかるようにする。

●簡潔な文章にする
センテンスは短めに。用件が複雑な時は箇条書きにするなど、一読して内容がわかる工夫が大切。

●事実は正確に
自分の感想やあいまいな表現は使わない。とくに数字や日時、金額、数量などは記憶にたよらず、データを確認しながらキチンと書く。古いデータをうのみにするのも間違いのもと。

●わかりやすい言葉を使う
その業界にしか通用しないような略語や専門用語はとくに社外文書ではタブー。誤解を招くようなことばや敬語の使いわけにも注意する。

●書いたら読み返す
公式な文書は保存されるもの。書いたら必ず読み返し、上司のチェックを受ける。とくに社外文書は『会社としての文書』。くれぐれも注意を。

※プラス気配編
判りやすく、読みやすくがビジネス文書の基本。そのために、定形や決まりを守ったほうがいいが、場合によっては堅苦しい無味乾燥な印象も与える。取引先に出すクレーム状、督促状などには定形の文書に「ご事情はあると存じますが」「お忙しいなか恐縮ですが」とお願いの形にすれば、心が伝わる。お礼状の場合は手書きの方がよい。
また、社内の通達でも、それによって影響の出る部署、人には「どうぞよろしく」の意をこめた一言を別紙に書いてそえると、受け入れられやすくなる。

※タブー
・あらたまった縦書きの手紙文の場合、目上の人の名前などが行末に来たり、2行にまたがるのは、失礼。相手に関することばはなるべく行の頭にくるように、自分の名前などは行末にくるよう文章を配分する。
  • ・商品名・地名・数字・熟語も、2行にまたがらないようにする。
  • ・後付（日付・差出人名・受取人名）が2枚にまたがったり、後付だけが2枚目にならないようにする。
  • ・手書きで1文字でも間違えたときは書き直す。修正液で消して直すのは失礼。




相手にどう伝わるか。私も常に相手の立場になって行動します。