話すだけでは伝わらない！　会話のトリック

ビジネスのシーンで、認識の差が原因で起きてしまうトラブルってよくありますよね。ちゃんと話したはずなのに、相手に伝わっていない……。そんなトラブルが起きてしまうと、うまい解決方法が見つからず、何とも後味の悪い結末になってしまうことが多いです。こんなトラブルを防止するためには、何に気をつければいいのでしょうか？

●おかしいな？ちゃんと伝えたのに……そんなことない？

仕事をしていて、こんな経験はないですか？すぐに欲しい資料があって、用意してもらえるようにお願いをしたら「すぐにやります」。
そう言われたので、出来あがるのを待っているけれど、10分経っても、20分経っても出来あがってこない。いつまで経ってもやってくれそうにないので、もう一度お願いしにいくと、「これからすぐやります」と言われてしまった……。一体いつになったらやってくれるんだろう？
こんな行き違いの原因は、お互いの「すぐに」の時間認識に違いがあることにあります。相手に伝える際に、確かにすぐに欲しいと伝えてましたが、ちょっと待ってください。あなたの「すぐに」は、１分ですか？５分でしょうか？それとも30分？どのくらいの時間が「すぐに」なんでしょうか。

人によって言葉に置いた時間の感覚は違います。もしかすると、お願いした相手は本当にすぐにとりかかってくれたのかもしれません。それなのに、自分の基準に当てはめて「伝えたのにどうしてやってくれないの！」と怒りモードで突っかかっても、お願いされた相手は困りますよね。

こんなトラブルを防ぐためにも、ちゃんと自分の意図が伝わるように、相手に話す必要があります。例えば、「1時間後に予定している会議で必要だから、それまでに資料を用意して欲しい」など、ここで言う「すぐに」がどの程度の緊迫度なのか、具体的に伝えることが大切なのです。
けれど、いくら具体的に表したといっても、気をつけなければならないのは、話したことが必ず100％相手に伝わると思い込んでしまうこと。ただ話しただけで、伝わるということはまずありません。相手に自分の伝えたいことを正確に理解してもらうのは、とても難しいこと。一方通行になってしまったり、間違って理解されてしまったりと、さまざまな落とし穴があります。だからこそ、自分の話した内容を本当の意味で理解してもらうには、工夫が必要なのです。

●相手にちゃんと伝わっているか、確認しよう。

人に何かを伝えるということは、思っている以上に難しいこと。伝えるときは「相手に正確に伝わっているのか、相手がちゃんと理解しているのか」ということにまで、責任を持たなければなりません。
きちんと必要な情報を伝えたとしても、もしも相手が間違って理解してしまったのであれば、それは、ちゃんと話したとはいえません。また、いくら感情や思いをこめたとしても、相手に伝わらなければ、それは単なる言いっぱなしになってしまうのです。
そうならないための１つ目の工夫ポイントは、伝えるときに相手の反応を注意深く見ること。人はよく分からないことを整理してものを考えるときには、目線が上にいくという傾向があります。だから、話している相手の目線が上を向いているのであれば、それは考えている証拠。こんな時には少し噛み砕いて説明をしてみると、相手に理解されやすくなりします。
話し相手の心理情況は案外表情などに表れるものです。伝える相手をよく観察していると、伝わっているのかどうかがわかります。もしも相手がわからないな……というような困った顔をしていていたら、どの点がわかりづらいのかちゃんと確認をすることも、きちんと伝えるための技術です。「これだけ話したのだから、わかってもらえるはず」などと、思い込んでしまうのが、一番の間違いなのです。

ちゃんと理解してもらいたいことであれば、例えば「ここまでわかりましたか？」と話の途中で質問をしてみるのもよい手でしょう。ただし、何度も話したのだからもちろん伝わっているはず、というようなプレッシャーを相手に与えてしまってはいけません。分かっていないのに「はい」と答えてしまうような質問の仕方をしないように注意してください。

●同じことを思い浮かべるとは限らない

きちんと伝えるための２つ目の工夫ポイントは、相手は自分とまったく違う人物なのだと理解すること。時々、このことを忘れてしまいがちなのですが、当たり前のことながら、生まれたところも育った環境も違う相手に自分とまったく同じ認識を持っていると期待するのがそもそもの間違い。
例えば「青い色」ひとつにしても、どんな色を想像するかは人によって違います。空色、藍色、マリンブルーなどさまざまな色の中で、自分が思い浮かべた色を相手も思い浮かべる、と思ってしまうのは、単なる思い込みです。

常に自分の認識と相手の認識は違うことに気をつけて、その違いを認識すれば、相手にきちんと伝えられるようになります。
何かを伝えたいと思うのであれば、「話す」だけではなく、「伝える」ための努力をすること。

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そのためには相手との違いを認識し、相手をよく観察してそして、具体的に伝えることが大切ですね。